Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional

A Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional coordenada as atividades de Planejamento, Seleção e Gestão Documental do IF Farroupilha. Nesse sentido, a Diretoria presta assessoramento à Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional no que tange as atividades de:

- planejamento estratégico e orçamentário da Instituição;

- acompanhamento e monitoramento do planejamento da Instituição;

- coordena, elabora e divulga à comunidade do IF Farroupilha os relatórios de desempenho da Instituição, como por exemplo: Relatório de Gestão, Relatório de Ações e Resultados, Relatórios de Processos Seletivos, entre outros;

- realiza levantamento de dados estatísticos;

- atua na efetivação das políticas de Gestão Documental, subsidiando o setor no que tange as atividades de guarda e conservação de documentos e de protocolo; e

- subsidia as ações de planejamento e execução dos Processos Seletivos da Instituição.

A Diretoria é composta pelas Coordenações de Planejamento, Gestão Documental e Seleção, a seguir, um breve relato de cada coordenação:

• Coordenação de Planejamento

O planejamento é uma metodologia administrativa que permite estabelecer a melhor direção a ser seguida pela instituição pública, e que visa maior grau de interação com o ambiente, onde estão os fatores não controláveis pela referida instituição.

O planejamento estratégico do IF Farroupilha configura o comportamento organizacional do instituto e se orienta, necessariamente, pela visão, missão e valores definidos no Plano de Desenvolvimento Institucional - seguindo os preceitos de economicidade, eficácia, eficiência e efetividade.

Economicidade: Refere-se à redução dos custos dos recursos utilizados, mantendo a qualidade dos serviços prestados.

Eficácia: É a contribuição dos resultados obtidos pela organização para o alcance dos objetivos estabelecidos.

Eficiência: Diz respeito a quanto um resultado da organização foi otimizado considerando os recursos utilizados.

Efetividade: É a capacidade que os resultados da organização pública têm de contribuir para o alcance dos objetivos estabelecidos.

Nesse sentido, essa coordenação atua:

1. Na elaboração do PDI;
2. Nas atividades de planejamento anual do Instituto, em consonância com o PDI e assegurando a participação dos Campi do IF Farroupilha;
3. Na elaboração e aplicação de políticas de monitoramento do Plano de Ação Anual, Planejamento Orçamentário, PDI e demais documentos;
4. Na elaboração do Relatório de Gestão; e
5. No desenvolvimento e aplicação de ferramentas de avaliação da Instituição (Indicadores e outros).

• Gestão de Documentos

Consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

A Gestão de Documentos, com base no art. 3º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Abaixo, disponibilizamos os links das leis que embasam a atividade da Gestão de Documentos.

Arquivo Nacional (AN)

http://www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?tpl=home

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal (SIGA)

http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

Compete à Coordenação de Gestão Documental do IF Farroupilha:

1. Planejar, supervisionar, executar e avaliar as atividades de gestão de documentos do IF Farroupilha;
2. Planejar, coordenar, monitorar e avaliar a execução das atividades de gestão de documentos no IF Farroupilha;
3. Definir normas, instrumentos e procedimentos em consonância com a legislação vigente;
4. Preservar o acervo arquivístico;
5. Promover o desenvolvimento e a integração de metodologias, informações e serviços de documentação arquivística no IF Farroupilha;
6. Acompanhar, assistir e supervisionar as atividades executadas pelas unidades organizacionais (protocolo, seleção, classificação, avaliação, conservação, transferência e eliminação de documentos);
7. Presidir e manter a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
8. Promover intercâmbio e ações de cooperação com instituições arquivísticas;
9. Assessorar no desenvolvimento e na administração de sistemas informatizados de gestão e controle de documentos em conjunto com a unidade responsável pela Tecnologia da Informação;
10. Desenvolver, em conjunto com a Diretoria de Gestão de Pessoas, a capacitação de funcionários para o desenvolvimento das atividades de gestão de documentos; e
11. Exercer demais atividades designadas pela Diretoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional.

Compete ao Setor de Protocolo do IF Farroupilha:

1. Expedir correspondências da Reitoria às entidades públicas e privadas e pessoas físicas;
2. Receber os documentos encaminhados à Reitoria através dos serviços da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos - ECT ou entregues fisicamente nas dependências do Protocolo Central por mensageiros;
3. Registrar, controlar e distribuir documentos;
4. Autuar, numerar folhas, renumerar folhas, anexar, apensar, desapensar, desentranhar, desmembrar, encerrar e abrir volumes e reconstituir processos;
5. Atender usuários externos; e
6. Exercer demais atividades designadas pela Coordenação de Gestão Documental.

Observação: O horário de atendimento do Setor de Protocolo da Reitoria é de segunda a sexta das 8h às 12h e das 13h às 17h. 

• Coordenação de Seleção

A Coordenação de Seleção atua, principalmente, na elaboração, revisão e publicação de editais de processos seletivos do IF Farroupilha, da seguinte forma:

1. No recebimento das demandas de processos seletivos das Pró-Reitorias;
2. Planejando, coordenando, supervisando e executando os processos seletivos do IF Farroupilha, nas suas mais variadas etapas;
3. Coordenando comissões designadas para os processos seletivos;
4. Prestando informações a candidatos e/ou interessados nos processos seletivos; e

Emitindo relatórios dos processos realizados.